Il SITREP o situation report, è uno strumento importantissimo per garantire una comunicazione efficace in caso di necessità o emergenza.
Durante un’emergenza o in una situazione dove è importante comunicare qualcosa in modo veloce e preciso è assolutamente necessario comunicare in modo efficace. Esiste un metodo molto usato nelle forze armate, di polizia e nelle squadre di soccorso chiamato rapporto di situazione o SITREP.
Viene utilizzato per trasmettere dati accurati e fornire le informazioni essenziali, ed in certe situazioni vi assicuro che può fare la differenza. Questo modo di comunicare può, o meglio dovrebbe essere utilizzato da tutti in caso di necessità o urgenza.
Proprio come suggerisce il nome, un SITREP è un rapporto della situazione in atto. Durante una missione o in un’emergenza non è il momento di lasciarsi andare alla teatralità o alle emozioni, non è il momento di dire come ti senti e non è una cronaca dettagliata. Il SITREP è un riassunto diretto di tutto ciò che di importante sta accadendo.
A cosa servono i SITREP?
Facciamo degli esempi concreti di situazioni che richiedono un SITREP e poi discutiamo gli errori più comuni. Ricordiamoci che lo scopo di un SITREP è condividere pezzi essenziali di informazioni.
Esempio 1: Ti trovi in una zona di guerra e devi far sapere al comando dove si trovano le forze nemiche, è necessario raccontare i fatti in modo che possano valutare se devi rientrare alla base o aspettare il supporto aereo e continuare la missione.
Esempio 2: Ti trovi coinvolto in un incidente d’auto e devi far sapere alla tua famiglia che stai bene, ma hai bisogno che qualcuno ti venga a prendere.
L’utilizzo di un format
Ad essere onesti predisporre un format non è così importante, ma a livello professionale per assicurarti di non dimenticare nulla è meglio usarlo. Ogni organizzazione o azienda dovrebbe standardizzare e utilizzare un format per il loro particolare impiego e una volta predisposto è ovviamente importante esercitarsi fino a quando non diventa naturale l’esecuzione.
Informazioni essenziali
Durante l’addestramento militare, dipende ovviamente dal tipo di incarico, c’è un modulo appositamente dedicato alle comunicazioni e quindi ai SITREP. Generalmente in caso di emergenza ciò che viene insegnato, in svariati contesti lavorativi o di volontariato, è che dovremmo sempre dare le seguenti informazioni essenziali:
- il nostro nome;
- la posizione;
- un riassunto della situazione in una o due frasi;
- dichiarare ciò di cui abbiamo bisogno.
Esempio di comunicazione:
Numero di Emergenza: “Qui 112 come posso aiutarla.”
Utente: “112 sono Mario Rossi, sono all’angolo tra piazza Dante e via Cavour. Io e il mio amico stavamo andando in bici, lui è caduto e ha battuto forte la testa. È privo di sensi, per favore mandate subito un’ambulanza”.
Questo SITREP era diretto ed essenziale. I servizi di emergenza sono ora in grado di inviare un’ambulanza sul posto senza fraintendimenti.
Esempio di Sitrep militare:
Alcune forze armate nei teatri operativi utilizzano un format denominato S.A.L.U.T.E.. L’acronimo sta per: size (dimensione del nemico), activity (attività), location e direction (posizione e direzione), unit (tipo di unità, abbigliamento o altri dettagli identificativi), time (tempo) e equipment (attrezzatura).
È principalmente focalizzato nel comunicare dove si trova il nemico. In questo tipo di comunicazioni solitamente viene utilizzato un nome di fantasia o le iniziali nome e cognome con l’alfabeto telefonetico (ad esempio Mario Rossi nelle comunicazioni diventerà mike romeo). Di seguito un esempio di rapporto SALUTE:
Mario Rossi: “Charlie Oscar da mike romeo”.
Centro Operativo: “Avanti mike romeo!”
Mario Rossi: “Da mike romeo segue rapporto SALUTE.”
- Sierra: 3 persone;
- Alpha: in movimento direzione sud-est Eco 45;
- Lima: quattro quattro quattro tre, uno uno cinque nove (posizione gps);
- Unit: furgone bianco, uomini con tuta grigia e berreto nero;
- Tango: 1555 zulu (l’orario “zulu” è quello UTC di riferimento globale);
- Echo: november alpha (non definibile).
In questo caso la centrale, raccolte le informazioni, sarà in grado di monitorare la situazione ed impartire le corrette disposizioni.
Gli errori più comuni
Diamo un’occhiata ai due errori più comuni: emotività e informazioni irrilevanti.
Il primo: diventare troppo emotivi.
Immagina che tua figlia abbia avuto un incidente con l’auto di famiglia (è solo un piccolo tamponamento), nessuno è ferito. Tuttavia, tua figlia è molto agitata e ha paura di riferirti di aver ammaccato l’auto.
Ti chiama in lacrime per farti sapere cosa è successo, tu rispondi e sentendo la tua voce inizia a piangere, a quel punto chiedi: “Cos’è successo? Stai bene? Sei ferita?” – Lei non riesce a parlare, continua solo a piangere. Inizi a preoccuparti. Oh no, pensi, è così grave che non riesce nemmeno a parlare.
Tu ripeti: “Stai bene? Spiegami cos’è successo, dimmi dove sei”. – Lei continua a piangere, allora controlli la tua app Trova il mio telefono e vedi che si trova nel parcheggio del centro commerciale vicino casa tua, le dici che deve stare calma perchè tra qualche minuto sarai li da lei. Stai immaginando il peggio mentre prendi le tue cose e corri fuori di casa. Qualche minuto dopo arrivi sul posto per constatare che si tratta solamente di una piccola ammaccatura al paraurti e tua figlia fortunatamente sta benissimo.
Ora rifacciamo il SITREP, però ragionando:
“Ehi papà, sono io.
Voglio solo farti sapere che sto bene e che nessuno si è fatto male.
Sono nel parcheggio del centro commerciale vicino casa e un tizio ha tamponato la mia auto.
La ruota anteriore destra sfrega con il paraurti e la macchina non è guidabile.
Abbiamo chiamato la polizia e ci hanno detto che stanno arrivando.
Puoi venire qua per favore?”
Questo era perfetto, breve e preciso, tutte le informazioni essenziali sono state trasmesse.
Secondo errore: dare informazioni irrilevanti.
Immagina che stai partecipando ad una video call con il comando superiore. Il capo reparto è lì con altri comandanti in collegamento da altre parti. A ciascuno viene chiesto di fare un rapporto sintetico della situazione attuale, e tu: “Grazie comandante per la parola, qui va tutto bene, anche se il tempo non è stato un granchè, piove ininterrottamente da una settimana e fa molto freddo, ieri quasi non riuscivo a venire a lavoro talmente pioveva forte. Per fortuna ho da poco acquistato un nuovo fuoristrada che è inarrestabile!”
Che disastro, che perdita di tempo! Rifacciamolo e andiamo dritti al punto.
“Buongiorno Comandante, sono il Maggiore Rossi dall’Ufficio di Firenze. In questo momento il personale è al completo e l’addestramento prosegue nei tempi prestabiliti. La priorità attualmente è quella di completare l’iter, tempo permettendo, entro la fine del prossimo mese. Se non ci sono domande, per Firenze è tutto”.
Ovviamente, questo SITREP era più appropriato per la riunione, invece che una discussione sulle capacità di un fuoristrada nelle strade bagnate.
Conclusioni
I SITREP sono uno strumento importante che puoi e dovresti usare per trasmettere informazioni essenziali. Ci sarà tempo in seguito per raccontare il resto della storia e per aggiungere, volendo, un pò di teatralità ed emozione, ma quando il tempo è breve e sei in una situazione di emergenza, è meglio andare dritto al punto.
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